Aprobadas por la CUSED en sesión 5-2009 de viernes 23 de enero de 2009. |
Norma No. 1.- El objetivo general de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad de Costa Rica (CUSED) es establecer las directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos de las dependencias universitarias, con el propósito de salvaguardar el patrimonio documental universitario.
Esta Comisión tiene carácter permanente e interdisciplinario y está integrado por un miembro representante de las siguientes instancias: Rectoría, Oficina Jurídica, Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL), Carrera de Archivística y Escuela de Historia.
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Norma No. 2.- Las sesiones de la CUSED se organizan de acuerdo con lo que establecen los artículos 14 y 15 del Reglamento del SAU. La Comisión se reunirá cada quince días, siempre que existan motivos, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria razonada del Presidente.
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Norma No. 3.- La Comisión elaborará, con el apoyo técnico-profesional del Archivo Universitario, la Tabla institucional de plazos de conservación y eliminación de documentos, utilizando las siguientes vías:
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a. La elaboración de un inventario general de series y tipos documentales por área funcional.
b. La identificación de las series y tipos documentales comunes a distintas instancias.
c. El análisis de los procesos internos de formación de expedientes, las normas que dan unidad al expediente y la existencia de duplicados y segmentos del expediente en distintas dependencias.
d. Una periodización del desarrollo orgánico y funcional de la Universidad y de sus transformaciones sustantivas.
e. Una campaña de sensibilización al problema de la acumulación innecesaria y eliminación indiscriminada de documentos, así como la divulgación del Reglamento del SAU, de estas normas internas, de las directrices y cualquier otra disposición normativa en esta materia.
f. Evaluaciones de las tablas de plazos aprobadas, cada cinco años.
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g. Definición de los criterios archivísticos, históricos y jurídicos que fundamentan la declaratoria del valor científico cultural de los documentos universitarios.
h. El estudio y la valoración de fuentes para la historia institucional.
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Norma No. 4.- La Comisión aprobará un programa anual de trabajo en el mes de mayo de cada año para el año siguiente. Aprobado el financiamiento, la Comisión lo comunicará al Archivo Universitario, para la ejecución correspondiente.
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Norma 5.- La Comisión conocerá las solicitudes de eliminación de documentos que hayan finalizado su vigencia administrativa legal, tramitadas por el AUROL conforme con el Procedimiento para eliminar documentos en la UCR.
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Norma 6.- No se consideran objeto de estas normas y por lo tanto se eximen del procedimiento aquí establecido para su eliminación, los documentos de referencia tales como:
- Material bibliográfico
- Controles
- Listados de bases de datos
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Norma 7.- La eliminación de aquella documentación que haya finalizado su vigencia administrativa legal conforme al criterio de la Comisión, será supervisada por el AUROL. El papel, producto de las eliminaciones documentales, debe ser transformado en material no legible y reciclado conforme a las normas institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y el responsable del AUROL. |
Norma 8.- Anualmente, la Comisión elaborará un informe de labores para conocimiento de la Comunidad Universitaria. Además utilizará el sitio web del AUROL para divulgar su labor y facilitar la aplicación de los instrumentos que apruebe.
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Norma 9.- Estas normas tienen carácter interno y serán modificadas o derogadas por la misma Comisión que las emite en el momento que lo considere oportuno.
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