Archivo Universitario, Universidad de Costa Rica

Aplicación de las normas técnicas de archivo en la UCR

El Registro de la Documentación (Norma 1)
El ingreso de la documentación debe registrarse diariamente. Se está trabajando para que a mediano plazo exista una plataforma informática común que facilite el ingreso y consulta de los datos.

El Inventario de Documentos (Normas 1 y 4)
Los archivos deben tratarse igual que si fuesen cajas fuertes. La responsabilidad del encargado del archivo no es sólo “almacenar papeles”. Desde el punto de vista del sistema, es necesario que asuma la custodia de los documentos como si se tratara de valioso papel moneda. En este sentido, debe tener a su disposición un inventario de la documentación que custodia y un registro de aquella que presta o transfiere, temporal o permanentemente, a otras instancias, como si de un cajero del banco se tratara.
El Archivo Universitario, en su calidad de ente coordinador del SAU debe velar por la elaboración y actualización de los inventarios documentales.
Al hacer el inventario, cabe realizar una pre-selección para eliminar copias, papeles de trabajo y otra documentación duplicada o no pertinente al archivo. Cuando se tengan dudas al respecto, es conveniente consultar al Archivo Universitario.

Las carpetas del Archivo. Apertura y formas de uso (Normas 2 y 3)
Los criterios para agrupar la documentación en carpetas son los siguientes:

a.	Todos los documentos acerca de un mismo asunto deben permanecer juntos.
b.	Las series también pueden agruparse juntas (documentos de una misma procedencia relativos a una misma gestión administrativa, como la emisión de cheques o los padrones en consulta, por ejemplo).
c.	Una carpeta puede agrupar los documentos de uno o más asuntos, siempre y cuando se trate de asuntos similares, con el fin de facilitar posteriormente su identificación, valoración y selección.
d.	Cuando no se tenga claro el asunto, conviene archivar el documento por procedencia.
e.	Las carpetas de “varios” deben revisarse periódicamente para tratar de reconocer el asunto central y ubicar los documentos en un lugar específico.
f.	Excepto que se trate de una serie numérica, el orden de los documentos en la carpeta debe ser cronológico.
g.	Es válido cambiar la documentación de una carpeta a otra cuando el desarrollo de un asunto lo aconseja; pero en ningún caso deben separarse los documentos de sus anexos.
h.	El orden de las carpetas entre sí debe ser el que más facilite su consulta.
i.	Es conveniente que en la primera carpeta del archivo aparezca por escrito las carpetas que se han abierto, el orden que mantienen las carpetas entre sí, los criterios que se siguen para archivar y abrir carpetas nuevas, un inventario general de la documentación y cualquier otra información que facilite a otras personas conocer el contenido del archivo y entender la lógica con que han sido dispuestos los documentos.
j.	En el caso de las actas de los órganos colegiados, los expedientes de personas (ya sean estas docentes, administrativos o estudiantes), los proyectos de investigación y extensión, los eventos académicos (mesas redondas, congresos, seminarios u otros), los estudios e informes documentados, las causas judiciales y las inversiones, debe abrirse un expediente individualizado para cada uno. Concretamente en el caso de las actas, el expediente debe contener la convocatoria, la agenda, el acta propiamente dicha, la lista de acuerdos (si la hay), la correspondencia enviada a raíz de los acuerdos, la documentación conocida en sesión y cualquier otro documento pertinente (lista con la firma de asistentes, padrones, convocatoria por la prensa u otros).
k.	No se recomienda empastar, a menos que la naturaleza y función de los documentos lo amerite. En este punto conviene consultar al Archivo Universitario.
l.	Conviene rotular las carpetas siempre de la misma forma para facilitar su identificación (borde externo, de izquierda a derecha). Es recomendable indicar el o los años comprendidos en la carpeta en el mismo borde externo, a la izquierda.

El servicio de información y préstamo de documentos (Norma 6)
Mientras no existan otros medios, la identificación de las carpetas y su disposición lógica en el archivo debe garantizar la localización oportuna de los documentos correspondientes a un asunto. Por esta razón, la labor del encargado del Archivo no es ni rutinaria ni mecánica. Archivar exige del encargado una actitud de alerta, de interrogación y de proyección hacia el futuro, para tratar de no guardar demasiado en el fondo asuntos inconclusos, no archivar documentos incompletos y no dificultar, por haberse traspapelado, la localización de los documentos de un mismo asunto.
Es recomendable que en el mediano plazo la Universidad desarrolle la capacidad computacional necesaria para registrar y consultar desde distintos puntos, la documentación que custodian los archivos. El préstamo siempre debe hacerse dejando un comprobante de la salida de la documentación y definiendo un plazo precaucional para recuperar la documentación.

Regulaciones (Normas 7 y 8)
La documentación oficial de la Universidad es un bien público de libre acceso, excepto que pese sobre ella una norma de excepción dictada por alguna autoridad superior, o que el asunto aún esté en trámite o estudio y no se haya dictado resolución al respecto.