Archivo Universitario, Universidad de Costa Rica

Instrucciones para clasificar la documentación

1.	Establezca tres secciones: una para los documentos de consulta que suele conservar pero que no son parte de un procedimiento administrativo específicamente regulado ni de un evento o actividad académica propia de su unidad. Otra para las series generales de la Universidad y una tercera para sus propias series documentales, conforme con sus competencias y plan de trabajo.
2.	Archive por unidad de procedencia y serie documental.
3.	Ordene las unidades de procedencia siguiendo la secuencia de la lista de autoridades que publica el Consejo Universitario. Cada serie debe colocarse bajo la unidad de la administración que tiene la competencia correspondiente para administrar el proceso que la produce y ordenarse alfabéticamente.
4.	Para la codificación, revise, a partir de mayo de 2012, el cuadro de clasificación de la UCR, en el WEB del Archivo: http//www.archivo.ucr.ac.cr. En su defecto, puede aplicar transitoriamente la codificación que utiliza el Consejo Universitario, si esto le facilita la clasificación.
5.	Se considera documentación de referencia: actas, boletines, catálogos, directorios, folletos, gacetas, instructivos, libros, manuales, memorias, normativa, periódicos, publicaciones internas o con ISBN, revistas, monografías, entre otros. Esta documentación puede ser eliminada a criterio de la Unidad, cuando no haya sido producida por ella misma.
6.	Las series generales de la Universidad son: expedientes de personas (docentes, administrativos, estudiantes), expedientes de planes de estudio y programas de los cursos, expedientes de actas de los órganos colegiados, consecutivos (o numéricos) firmados por el superior jerárquico de la unidad, expedientes de convenios u otros actos de carácter contractual, colección de discursos emitidos por la autoridad superior de la dependencia, expedientes de eventos académicos (congresos, seminarios, talleres, mesas redondas, simposios, incorporación de profesores visitantes, redes, ediciones propias, intercambios académicos, asesorías, etc.), normativa general y específica, expedientes de proyectos de investigación, acción social. Es conveniente que estos expedientes tengan divisiones internas que faciliten la consulta y permitan, a posteriori, eliminar con facilidad las copias, duplicados y papeles de trabajo.
7.	La correspondencia también es una serie general pero si la comunicación se emite o recibe como requisito o complemento de un acto administrativo o una actividad académica, pasa a formar parte del expediente correspondiente. Se recomienda separar las invitaciones, circulares y normativa recibida, del resto de la correspondencia. Para la correspondencia proveniente de órganos externos a la Universidad, se recomienda la ordenación alfabética. Para facilitar la consulta, se puede subdividir esta correspondencia en tres subsecciones: entidades universitarias o muy próximas a la Universidad de Costa Rica, entidades nacionales y entidades extranjeras.
8.	Se recomienda que en todo expediente se separe internamente la documentación académica (informes, estudios, análisis), de la documentación administrativa o financiera, ya que estos últimos dos grupos tienen plazos de conservación más cortos de los que se fijan para la documentación producto del trabajo intelectual de un individuo, grupo o corporación.
9.	Con las series específicas y las series generales le corresponde a cada unidad elaborar un plan de clasificación que se adapte a su producción documental. Se recomienda someter este plan a estudio del Archivo Universitario para que se elabore inmediatamente, a partir de él, la tabla de plazos de conservación de documentos propia de cada dependencia, dentro del marco general de plazos definidos por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED).
10.	Por regla general, el sistema de clasificación que se establezca debe permitir recuperar la documentación relativa a una misma actividad o individuo, independientemente si se trata de documentación financiera-contable, jurídica-legal, administrativa o de control interno, académica, contractual, informativa de orden general o sencillas comunicaciones, independientemente de la fecha en que se produjo. Por esta razón, el criterio de separación por año no debe aplicarse cuando el procedimiento o la actividad no ha concluido. Véase al respecto el Manual de Normas de Control Interno de la Contraloría General de la República.