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Normas
técnicas de archivo en la UCR
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Norma
No. 1.- Registro e inventario de la documentación.-
Los
documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución
en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente registrados.
Debe
mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia
el archivo. |
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Norma
No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.-
Se deben agrupar los
documentos manteniendo su integridad orgánico-funcional
y se deben ordenar siempre de la misma forma, cualquiera que ésta
sea.
Debe
existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia
de la institución, de manera que el sistema de clasificación
y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado
por otras personas si así se requiere. |
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Norma
No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.-
La
ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas,
ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad
física y la unidad lógica de los documento así como
facilitar su localización mediante rótulos, guías
o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con
este propósito. |
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Norma
No. 4.- Custodia de documentos.-
La
custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada
preservación. La pérdida o extravío de un documento
debe ser detectada y corregida con la mayor brevedad y quedar debidamente
consignada cuando sea del caso. |
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Norma
No. 5.- Elaboración de tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos.-
La elaboración de este instrumento conlleva dos fases, una de identificación y otra de valoración. En la primera se debe obtener un inventario detallado de las series documentales que produce la unidad y una radiografía de esos documentos en términos del proceso o trámite que materializan. En la segunda, se debe asignar un plazo de conservación a las series documentales descritas, con base en un análisis minucioso del valor que los documentos representen para la gestión institucional. La primera es competencia de las unidades académicas y administrativas con el apoyo del Archivo Universitario, la segunda es competencia de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED). |
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Norma
No. 6.- Descripción documental.-
El
acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia
de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración
de inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo
de guía que permita su localización en un tiempo prudencial. |
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Norma
No. 7.- Acceso a los documentos.-
Las personas que dirigen las Unidades Universitarias deben designar a la persona encargada de la función de archivo, los niveles,
plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia. |
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Norma
No. 8.- Autoevaluación.-
Las personas que dirigen las unidades y las que tienen a su cargo la función de archivo, deben revisar anualmente el cumplimiento de estas normas e informar al Archivo Universitario de cualquier circunstancia que
impida o entorpezca su buen funcionamiento.
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