LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ACUERDOS FIRMES APROBADOS POR
EL CONSEJO UNIVERSITARIO EN SESIÓN ORDINARIA Nº. 4888
El martes 1 de junio de 2004

La Comisión de Política Académica presenta el dictamen CPA-DIC-04-13 sobre “Lineamientos para la gestión de información en la Universidad de Costa Rica”.

Por lo tanto, el Consejo Universitario, CONSIDERANDO QUE:

1. El Consejo Universitario, en sesión 4798, artículo 5, del 13 de mayo de 2003, analizó la resolución del VI Congreso titulada El impacto tecnológico en la gestión documental en la administración universitaria y acordó lo siguiente:

1. Acoger la resolución del VI Congreso titulada El impacto tecnológico en la gestión documental en la administración universitaria, por cuanto es congruente con el punto 5.1 de las Políticas prioritarias para la formulación y ejecución del plan-presupuesto de la Universidad de Costa Rica para el año 2004.

2. Crear una comisión institucional que proponga al Consejo Universitario los Lineamientos que orienten la gestión documental de la Institución, en cuanto al impacto correspondiente de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, de tal forma que se propicie el fortalecimiento de la cultura institucional, entendida como experiencia académica construida por los diferentes estamentos de la Universidad de Costa Rica y, a su vez, se fomenten nuevas formas de pensar y de hacer. Esta comisión la constituirán los siguientes integrantes:

-Magistra Mercedes Muñoz Guillén, Decana Facultad Ciencias Sociales, quien la coordinará.

-Dr. Vladimir Lara Villagrán, Director de la Escuela de Ciencias de la Computación e Informática.

-Magistra Ana Lorena Echavarría Solís, Coordinadora académica en la carrera de Archivística.

-Magistra Rita Porras León, Jefa Archivo Universitario.

-Dra. Ana Cecilia Torres Muñoz, Vicedecana de la Facultad de Educación.

Se concede un plazo no mayor al 31 de agosto de 2003 para que se presente el documento correspondiente ante el Consejo Universitario.

2. El 8 de octubre de 2003, en oficio R-5511-2003, la Rectoría eleva al Consejo Universitario el documento titulado Lineamientos para la gestión de información en la Universidad de Costa Rica, elaborado por la Comisión Institucional que nombró este Órgano Colegiado.

3. El 7 de octubre de 2003, la Rectoría eleva al Consejo Universitario el documento titulado Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios (SAU) (DFCS-929-03), propuesto por la Comisión Institucional, nombrada por el Rector.

4. Se consideró importante que la Unidad de Información del Consejo Universitario contribuyera en el análisis técnico de este asunto, por lo que se solicitó su colaboración en este sentido (CPA-CU-03-45 del 10 de noviembre de 2003).

5. Los argumentos del documento presentado por la Unidad de Información del Consejo Universitario concuerdan y fortalecen el informe presentado por la Comisión Institucional, respecto a la situación de la Universidad de Costa Rica, la cual debe fortalecer una política de gestión de la información que le permita organizar y conservar los documentos de valor administrativo, legal y científico cultural, testimonio del desarrollo y quehacer universitario (UI-02-2004 del 11 de marzo de 2004).

6. La Universidad de Costa Rica como institución benemérita de la educación y la cultura costarricenses, es parte de la sociedad del conocimiento.

7. Es prioritaria la consolidación del Sistema de Archivos Universitarios (SAU).

8. El Archivo Universitario como ente rector y coordinador del Sistema de Archivos Universitarios, debe constituirse en la autoridad técnica superior de alto nivel con carácter de asesor en materia de gestión de documentos.

9. En la Universidad de Costa Rica debe existir un sistema integrado que facilite el proceso de gestión y garantice el acceso a la información institucional.

10. Es urgente establecer procedimientos institucionales para crear y sistematizar el flujo de documentos, así como las herramientas para su adecuado control y descripción, acordes con el quehacer universitario.

11. Es necesario que la Universidad de Costa Rica establezca los lineamientos para una adecuada gestión documental.

ACUERDA:

1. Aprobar los siguientes Lineamientos para la gestión documental en la Universidad de Costa Rica:
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Para efectos de estos lineamientos, se entiende como gestión documental la adecuada administración de los documentos creados o recibidos por la actividad institucional, y que se enmarcan dentro de las normas archivísticas internacionales. Los datos adquieren pertinencia en virtud de la gestión documental, como etapa inicial que involucra el diagnóstico de la situación institucional en materia archivística, así como la definición de procedimientos y la aplicación de instrumentos archivísticos. Para esto es preciso establecer una adecuada gestión del ciclo de vida completo de los documentos, es decir un tratamiento ordenado y lógico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta el momento en que son conservados o eliminados dependiendo de las políticas que tenga la institución al respecto; de lo contrario, se continúa enfrentando acumulación y eliminación indiscriminada de documentos, sobreproducción documental, pérdida de la memoria institucional y agotamiento del espacio físico entre otros. Una vez que institucionalmente se realice en forma normalizada la gestión documental se puede pasar a la gestión de información y posteriormente alcanzar la gestión del conocimiento.

1. La gestión documental en la Universidad de Costa Rica estará organizada en un Sistema de Archivos Universitarios (SAU), coordinado por el Archivo Universitario; este en su calidad de órgano coordinador, será el encargado de emitir las políticas específicas en materia de gestión documental, planificar, organizar, evaluar y retroalimentar la actividad del sistema.

2. El Archivo Universitario diseñará y mantendrá actualizadas las herramientas de control y descripción documentales que considere pertinentes para la adecuada gestión documental.

3. Los integrantes del Sistema de Archivos Universitarios, deberán sistematizar y normalizar los procesos de gestión documental, de manera que se logre un adecuado flujo de documentos mediante los recursos telemáticos, electrónicos y computacionales, de acuerdo con las directrices que se emitan.

4. Cada instancia asignará al personal responsable de la aplicación de las normas y procedimientos archivísticos para lograr una adecuada producción, custodia, organización y conservación de la documentación en las unidades académicas y administrativas.

5. El SAU garantizará la confiabilidad, integridad y el acceso a la información bajo su control, de acuerdo con la legislación nacional vigente.

6. Cada instancia sistematizará la información administrativa y académica, considerando los documentos producidos o recibidos como patrimonio científico-cultural y testimonio del desarrollo y quehacer universitarios.

7. El SAU integrará responsablemente los avances tecnológicos que se desarrollen en el futuro en materia de gestión y conservación de información documental, como la digitalización y otras nuevas tecnologías.

8. El Sistema de Archivos Universitarios, estará a cargo preferiblemente de recurso humano formado en el área de la Archivística.

9. El SAU desarrollará actividades de sensibilización para establecer las bases necesarias para una cultura de gestión de la información documental.

2. Solicitar a la Comisión de Reglamentos que tome como insumo los argumentos expuestos en este dictamen para el análisis referente al Reglamento que consolida el Sistema de Archivos Universitarios (SAU).

3. Solicitar a la Administración que:

a. El Archivo Universitario, como autoridad técnica superior de alto nivel con carácter de asesor en materia de gestión de documentos, elabore las herramientas de control y descripción de documentos que garanticen la preservación de la memoria institucional.

b. La Oficina de Recursos Humanos efectúe el estudio correspondiente para incorporar las funciones de aplicación y control de normas en materia de gestión y conservación de la información institucional, a los puestos que recomiende el Sistema de Archivos Universitarios (SAU).

c. Brinde el apoyo técnico y presupuestario para que el Sistema de Archivos Universitarios (SAU) desarrolle, implemente y mantenga actualizado el sistema integrado de gestión de documentos.

d. Apoye al Archivo Universitario en el desarrollo de las actividades de sensibilización necesarias para establecer las bases de una cultura de gestión de información documental.

e. Vele por el mantenimiento, crecimiento y modernización de la planta física y los recursos tecnológicos necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Archivos Universitarios (SAU).

ACUERDO FIRME.

DR. VÍCTOR SÁNCHEZ CORRALES
DIRECTOR
CONSEJO UNIVERSITARIO
 

Derechos reservados 2009. Universidad de Costa Rica, Archivo Universitario Rafael Obregón Loría